Recent SHRM a public un articol interesant cu privire la productivitatea angajaților în epoca post-pandemie. Articolul analizează problema scăderii productivității în companii și evidențiază faptul că aceasta nu este o problemă specifică doar SUA, ci se aplică și în alte companii din întreaga lume. Unul dintre factorii care afectează productivitatea este desfășurarea excesivă a ședințelor, care împiedică angajații să se concentreze pe sarcinile principale. În plus, se subliniază că investiția în inteligența artificială (AI) și tehnologie reprezintă soluția pentru creșterea productivității în viitor. Automatizarea unor operațiuni și utilizarea instrumentelor AI pot aduce îmbunătățiri semnificative în eficiența muncii. Vă las mai jos traducerea în română a articolului, iar daca doriți să citiți originalul găsiți linkul la final.
Scăderea productivității declanșează concedieri, monitorizarea angajaților și investiții în inteligența artificială.
Autor: Theresa Agovino 8 iulie 2023
În cadrul unei conferințe de tehnologie din toamna anului trecut, Sundar Pichai, directorul general al Google, și-a anunțat dorința de a crește productivitatea companiei cu 20 %.
Pichai a oferit un exemplu despre modul în care va realiza acest obiectiv: "Uneori există zone în care pentru a înregistra progrese, ai nevoie de trei persoane care iau decizii. Înțelegerea acestui aspect și reducerea la două sau o singură persoană, îmbunătățește viteza cu 20%", a declarat Pichai, potrivit mai multor surse. El a recunoscut că Google a devenit mai lent pe măsură ce numărul său de angajați a crescut în ultimii ani.
În ianuarie, Google a anunțat că va reduce 12.000 de locuri de muncă, adică aproximativ 6% din personalul său. Google a bazat concedierile pe competențe, performanța și productivitatea angajaților, potrivit rapoartelor din mass-media. Dar Pichai nu este deloc singurul CEO îngrijorat de productivitate. Majoritatea directorilor (71%), managerilor și angajaților din administrativ spun că sunt supuși unei presiuni imense din partea conducerii companiei pentru a crește cât mai mult productivitatea în echipele lor, potrivit unui sondaj realizat în 2023 de Slack, o divizie a Salesforce.
Acest lucru nu este surprinzător. Productivitatea în SUA a scăzut în fiecare dintre ultimele patru trimestre, potrivit Biroului de Statistică a Muncii din SUA. Dincolo de asta, productivitatea a fost blocată în ultimii 15 ani, potrivit firmei de consultanță McKinsey & Company, în ciuda unei creșteri a productivității în timpul pandemiei, când scăderile în ocuparea forței de muncă au fost mai abrupte decât scăderea bunurilor produse.
McKinsey a constatat că productivitatea în SUA a crescut în medie cu 3 procente între 1995 și 2005, dar această creștere a încetinit la doar 1,4 procente între 2005 și 2019. Deși diferența dintre 3 la sută și 1,4 la sută poate părea mică, ea este semnificativă. De exemplu, McKinsey spune că o creștere a productivității cu o medie de 2,2 la sută anual ar adăuga 10 miliarde de dolari în economia SUA în decurs de un deceniu și 15.000 de dolari la salariul mediu al unui lucrător în aceeași perioadă.
"Este o mare valoare în joc atunci când vine vorba de productivitate", spune Anu Madgavkar, partener la McKinsey Global Institute, divizia de cercetare a firmei.
Răspunsul la declin
Teoriile abundă cu privire la motivele pentru care productivitatea este în scădere și, bineînțeles, motivele sunt diferite pentru fiecare companie și industrie în parte. Cu toate acestea, experții sunt de acord că anumiți factori sunt universali. Unul dintre aceștia este lipsa acută de forță de muncă - în special de forță de muncă calificată. Un altul este eșecul multor companii de a investi semnificativ în digitalizare și automatizare. La aceste motive se adaugă nivelul ridicat de stres și dezangajare al angajaților.
Dacă munca hibridă sau de la distanță este vinovată de scăderea productivității rămâne o chestiune în dezbatere - deși numeroase companii mari, cum ar fi Facebook și JPMorgan Chase, au transmis angajaților că trebuie să lucreze la fața locului cel puțin câteva zile pe săptămână. Unii manageri de companii dau vina pe ședințele excesive și încearcă să le limiteze pentru ca angajații să se poată concentra pe responsabilitățile lor de bază.
Măsurile pe care liderii le vor lua pentru a crește productivitatea companiilor lor vor depinde de ceea ce cred ei că frânează productivitatea, precum și de modul în care o măsoară.
Departamentul Muncii din SUA calculează productivitatea prin compararea cantității de bunuri și servicii produse cu cantitatea de efort folosită pentru a le genera. Nu este cea mai bună formulă pentru orice companie, în special pentru cele în care lucrătorii cu cunoștințe reprezintă cea mai mare parte a personalului. Multe companii înlocuiesc profitabilitatea ca măsură a productivității, deși există mulți factori care afectează câștigurile, inclusiv inflația și problemele legate de lanțul de aprovizionare.
Remedierea culturii
Indiferent de definiție, experții sunt de acord că o forță de muncă productivă necesită un mediu care îi face pe oameni să se simtă susținuți și respectați, oferind în același timp oportunități de învățare și dezvoltare.
"Esența a ceea ce face ca o companie să fie grozavă pe termen lung depinde destul de mult de cultură", spune Madgavkar. "Repararea culturii este greu de făcut."
Așteptările angajaților s-au schimbat substanțial de la pandemie, tot mai mulți oameni dorind să lucreze în organizații care apreciază necesitatea unui echilibru între viața profesională și cea privată. Pentru mulți angajați, o componentă majoră a acestui lucru a devenit capacitatea de a lucra de la distanță cel puțin o parte din timp. Dar tot mai multe dintre primele companii care au adoptat munca la distanță își inversează deciziile, în timp ce încearcă să stimuleze productivitatea.
În schimb, platforma de comerț electronic Shopify, o companie bazată pe munca la distanță, intenționează să continue în aceeași direcție. Pentru a facilita munca, a eliminat toate ședințele periodice cu mai mult de doi participanți și a declarat ziua de miercuri miercurea ca zi fără ședințe.
Companiile au avut de suferit din cauza creșterii numărului de ședințe. Potrivit unui studiu realizat de Andrew Brodsky, profesor asistent de management la Școala de Afaceri McCombs de la Universitatea Texas din Austin, numărul ședințelor online la care participă angajații a crescut cu 60 la sută între 2020 și 2022.
În cadrul cercetării Slack, cei chestionați au declarat că aproape 43% dintre întâlnirile lor ar putea fi eliminate fără consecințe negative.
"Timpul petrecut constant în ședințe îți face foarte dificilă îndeplinirea sarcinilor pentru care ai fost angajat", spune Tia Silas, directorul resurselor umane al Shopify. Ea afirmă că măsurile întreprinse de companie au eliminat 322.000 de ore de ședințe, echivalentul a 36 de ani, și că au dat rezultate. Silas afirmă că datele interne arată că unele departamente, cum ar fi ingineria, sunt pe drumul cel bun pentru a finaliza cu 25% mai multe proiecte până la sfârșitul anului.
"Oamenii vin la Shopify pentru a crea produse. Aceasta necesită concentrare", afirmă Silas. "Dacă ești întrerupt constant de ședințe, devine foarte dificil să-ți îndeplinești sarcinile pentru care ai fost angajat."
Monitorizarea este în creștere
Pentru a se asigura că angajații își îndeplinesc într-adevăr sarcinile, multe companii au ales să îi monitorizeze.
Un studiu realizat în 2022 de firma de cercetare Gartner a constatat că 60% dintre marile companii folosesc diverse instrumente pentru a-și urmări angajații. Această cifră s-a dublat de la începutul pandemiei, când mulți oameni lucrau de acasă. Studiul preconizează că 70% dintre angajatori vor folosi instrumente de monitorizare a angajaților în următorii trei ani.
Expertul în management Art Jackson nu este un fan al monitorizării. "Nu poți trata oamenii ca și cum nu ar fi profesioniști și să te aștepți la o performanță profesională", spune Jackson, președinte și consultant șef la Eagles Nest Performance Management din Woodbridge, Virginia.
Jackson spune că, dacă managerii doresc cu adevărat să măsoare productivitatea angajaților lor, ar trebui să stabilească obiective realizabile pentru echipa lor și să se consulte periodic cu aceștia cu privire la progresul lor. "Ești un profesionist. Mă aștept să știi să-ți controlezi propriul timp", spune el.
Un alt studiu Gartner realizat în 2021 a constatat că monitorizarea poate face mai mult rău decât bine. Raportul a spus că supravegherea poate contribui la epuizare și la faptul că angajații la distanță nu știu cum să se "deconecteze" în timpul zilelor lor de lucru din ce în ce mai lungi, din cauza temerilor de a fi supravegheați în mod constant.
Cu toate acestea, urmărirea activității angajaților a sporit productivitatea în unele companii. Anul trecut, Iron Embers, un producător de sobe cu sediul în Ontario, a început să le ceară angajaților care dezvoltă produsele să înregistreze cât timp le ia să finalizeze fiecare etapă a procesului de fabricație. Co-fondatorul Adrian Tamminga spune că această măsură a ajutat compania să identifice care angajați erau mai lenți decât ceilalți și poate că aveau nevoie de mai multă pregătire, precum și cum ar putea fi îmbunătățit procesul.
Tamminga spune că nu a existat aproape nicio împotrivire din partea angajaților. "Cei mai buni angajați ai noștri sunt cei care au îmbrățișat protocolul. Ei vor să exceleze în ceea ce fac", spune el. "Oamenii au fost mai motivați cu privire la ceea ce fac, știind că este măsurat și urmărit."
'Nu poți să tratezi oamenii ca și cum nu ar fi profesioniști și să te aștepți la o performanță profesionistă'.
Art Jackson
De asemenea, Iron Embers și-a ajustat sistemul de fabricație pe baza informațiilor obținute prin intermediul aplicațiilor de monitorizare. Combinația dintre lucrătorii mai bine pregătiți și un sistem de operare mai eficient înseamnă că firma are acum nevoie de doar 10 angajați pentru a realiza aceleași obiective care înainte necesitau 15. Tamminga spune că firma nu a concediat niciun lucrător, dar nici nu a înlocuit angajații care plecau.
În plus, investițiile în inteligență artificială au ajutat angajații Iron Embers să devină mai eficienți, spune Tamminga. Aceștia au folosit instrumentul de inteligență artificială generativă ChatGPT pentru activități de marketing, la implementarea de software și la dezvoltarea web. Acest lucru economisește aproximativ 3.500 de dolari pe lună, deoarece compania nu mai folosește furnizori externi.
Tamminga crede că acești pași au făcut compania mai productivă, datorită cheltuielilor generale mai mici și a veniturilor mai mari generate per angajat.
Investiții în tehnologie
Investițiile tehnologice sunt esențiale pentru creșterea productivității, spun experții, iar companiile americane par pregătite să le facă. Potrivit firmei de consultanță WTW, numărul companiilor din SUA care intenționează să își automatizeze o parte din operațiuni ar trebui să ajungă la 74% în trei ani, față de 65% în acest an și 51% în urmă cu trei ani. În plus, aceste organizații se așteaptă ca mai mult de un sfert (27%) din activitatea lor să fie automatizată în trei ani, aproape dublu față de acum trei ani, ceea ce ar trebui să ofere dividende de productivitate.
Aproape 80% dintre respondenții la sondajul Slack au declarat că automatizarea sarcinilor de rutină le-ar îmbunătăți productivitatea, deși doar 45% au declarat că dispun de instrumentele necesare pentru a-și face procesele mai ușoare și mai eficiente. Aproape 60% dintre cei care spun că sunt mai productivi acum decât înainte de pandemie folosesc automatizarea, față de 32 la sută dintre omologii lor care nu o fac.
"Automatizarea este un factor ce schimbă regulile jocului pentru a face munca mai productivă", spune Tracey Malcolm, care se concentrează pe viitorul muncii și al riscurilor la WTW. Ea adaugă că câștigurile vor depinde de ritmul în care companiile vor adopta noile tehnologii și dacă vor avea angajați care sunt instruiți cu privire la modul în care să le integreze în mod corespunzător în funcțiile lor.
Directorii spun că este dificil să se măsoare productivitatea, în ciuda numărului mare de instrumente disponibile. "Cred că doar numărul lor vă spune că este o nucă greu de spart", spune Mike McKearin, CEO al agenției de marketing digital WE-DO din Hendersonville, N.C., cu sediul în N.C., specializată în optimizarea motoarelor de căutare.
McKearin spune că angajații We-Do au un set definit de sarcini de îndeplinit în cadrul rutinei lor, care se concentrează pe creșterea traficului pe site-urile web ale clienților. Cu toate acestea, unele sarcini sunt mai dificile și mai consumatoare de timp decât altele, așa că el ia în considerare acest lucru atunci când examinează rapoartele care verifică progresul angajaților. De asemenea, el ia în considerare dacă un lucrător a crescut vizitele pe site-ul clientului și cât de mult. Cu toate acestea, motoarele de căutare își pot schimba algoritmii, iar acest lucru poate anula eforturile angajaților.
Atunci când vine vorba de măsurarea productivității, există și elemente intangibile care trebuie luate în considerare.
"Sunt un jucător de echipă? Au suficient curaj și hărnicie? Sunt dispuși să învețe?" se întreabă McKearin. "Nu poate fi niciodată doar alb și negru. Există foarte multe variabile, așa că trebuie să iei cât mai multe piese de puzzle pe care le știi și să le iei în considerare, iar apoi să iei o decizie intuitivă pe lângă asta."